Die Digitalisierung schreitet in vielen Lebensbereichen voran, und auch im Geschäftsverkehr bleibt die Entwicklung nicht stehen. Ein aktuelles Gesetz, das vom Bundestag verabschiedet wurde und nun im Vermittlungsausschuss liegt, bringt einschneidende Veränderungen für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich mit sich. Gemäß dem Wachstumschancengesetz sollen elektronische Rechnungen zukünftig im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend sein.
Hintergrund der Gesetzesänderung
Die Initiative zur Einführung eines elektronischen Meldesystems im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission plant unter anderem die Ablösung der bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM). Diese Änderungen sollen gemäß dem bisherigen Zeitplan im Jahr 2028 in Kraft treten. Um diesen Entwicklungen vorauszueilen, wurde bereits ab 2024 eine veränderte Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL) in Deutschland vorgesehen.
Seit Mitte April kursierte ein Diskussionsentwurf für eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Dieser Entwurf fand Eingang in den Referentenentwurf des Wachstumschancengesetzes und wurde später im Regierungsentwurf berücksichtigt. Eine ausdrückliche Genehmigung durch den EU-Rat wurde am 25.07.2023 erteilt, um die E-Rechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können.
Was ändert sich?
Die geplanten Änderungen beinhalten zunächst neue Begriffsdefinitionen. Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (auch als eRechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung ist nach der geplanten Gesetzesänderung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das strukturierte elektronische Format zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger auch individuell vereinbart werden kann. In diesem Fall müssen jedoch die erforderlichen Angaben nach dem UStG richtig und vollständig extrahiert werden können und in ein Format überführt werden, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dies ermöglicht Flexibilität und berücksichtigt verschiedene elektronische Rechnungsformate, wie die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format.
Für sonstige Rechnungen, zu denen auch Papierrechnungen gehören, gilt die elektronische Pflicht nicht. Es ist jedoch zu beachten, dass ab 2025 eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet wird.
Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt grundsätzlich ab dem 1.1.2025. Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) unterliegen dieser Regelung, wobei der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein müssen.
Für die Jahre 2025 bis 2027 gibt es Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im alten Format verwendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Bis Ende 2027 gelten ähnliche Regelungen, jedoch mit der Bedingung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat.
Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen zwingend eingehalten werden.
Was gilt für Rechnungsempfänger?
Rechnungsempfänger im Inland müssen bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Anders als bisher ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers für elektronische Rechnungen nicht mehr erforderlich, solange sie den neuen Vorgaben entsprechen.
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Regelung nicht für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) gilt, für die weiterhin die Zustimmung erforderlich ist.
Ausblick und mögliche Verschiebung
Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht im B2B-Bereich steht bevor, und Unternehmen sollten sich auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten. Der Bundesrat hat jedoch eine Verschiebung um zwei Jahre vorgeschlagen, sowohl für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung als auch für den verpflichtenden Empfang elektronischer Rechnungen. Dieser Vorschlag wird im Vermittlungsausschuss diskutiert.
Es bleibt abzuwarten, wie sich die Diskussionen entwickeln und ob eine Verschiebung beschlossen wird. Unternehmen sollten dennoch die Effizienzvorteile der elektronischen Rechnungsstellung im Blick behalten und entsprechende Vorkehrungen treffen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Die Umstellung erfordert Zeit und Ressourcen, daher ist eine frühzeitige Implementierung von Projektstrukturen ratsam.
